Hayatımıza 2012 yılında giren e-fatura ve e-arşiv uygulaması 2014 yılı itibariyle belirli mükellef grupları için zorunlu hale gelmiştir. Yıllar içinde kapsamı genişleyen bu uygulama zamanla hemen hemen tüm mükelleflerin hayatının parçası olacağını söyleyebiliriz. Tüm faturaların elektronik olarak düzenlenmesi ve arşivlenmesi uygulamasının gelecekte daha da yaygın hale gelmesi ile elektronik incelemesi daha kolaylaşacak ve kapsamı genişleyecektir. Bu şekilde elektronik uygulamaların hayata geçmesiyle kayıt dışı işlemlerle mücadele güçlenerek devam edecektir. Nitekim Avrupa ülkeleri ile karşılaştırıldığında Türkiye’de kurulu olan e-fatura sisteminin çok başarılı olduğu bu konuda Dünya’da vergi çevrelerinde örnek gösterildiğini belirtmek gerekir.

E-fatura ve e-arşiv uygulamalarının sıklıkla birbirine karıştırıldığını görmekteyiz. İki uygulamayı ayıran temel fark, faturanın muhataba ulaştırılma yoludur. E-fatura, Gelir İdaresi üzerinden kayıtlı kullanıcılara iletilirken, e-arşiv fatura e-posta yoluyla yada fatura çıktısı alınarak yazılı ortamda karşı tarafa iletilebilmektedir. E-arşiv faturalar Gelir İdaresi tarafından gönderilmediği için de faturalara ilişkin bilgilerin yer aldığı e-arşiv raporunun her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekmekte olup önümüzdeki yıl içerisinde bu raporların günlük olarak gönderilmesi zorunlu olacaktır.

E-fatura ve e-arşiv uygulamalarına firmalar 3 yöntemle dahil olmaktadır. Bu yöntemleri portal aracılığı ile kullanım, bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu ve özel entegratör olarak sıralayabiliriz. En yaygın kullanılan yöntemi özel entegratör yöntemi olup Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesinde yer alan entegratör firmalar ile çalışma zorunluluğu bulunmaktadır. Entegrasyon yönteminde, e-fatura uygulamasından farklı olarak e-arşiv fatura için belirli sertifikaların alım zorunluluğu getirilmiştir. Bunun sebebi ise entegrasyon yöntemindeki bildirimlerin takibinin yapılabilmesi ve Gelir İdaresi’nin sistemi ile kesintisiz bağlı kalınabilmesidir.